Calendário da Comissão de Formatura. Quando devo começar a pensar nisto?

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Todo aluno que sonha com uma comemoração de fim de curso deve ficar atento aos prazos para que tudo corra bem, e isso vai além dos convites para formatura. O papel da comissão de formatura é crucial para que os formandos tenham um momento único e especial.

É normal que haja dúvidas por parte de todo estudante, então, é necessário ficar antenado para não perder informações que vão ajudar você e sua turma a planejar detalhadamente todos os preparativos.

Não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje!

Quem nunca ouviu essa frase antes? Nossos pais e avôs adoram falar isso, mas é algo que deve ser considerado. Obviamente que não precisa seguir à risca e criar hoje um calendário para a comissão de formatura, mas isso deve entrar na pauta das próximas reuniões, pois o cronograma dos eventos é um dos detalhes mais importantes para a realização da formatura.

O primeiro passo é o presidente da comissão estipular prazos que não atropelem etapas ou que não estejam de acordo entre os outros integrantes. Por isso, o diálogo deve ser o mais claro e aberto possível.

Calendário deve ser suscetível à mudanças

Elaborar prazos para um trabalho eficaz da comissão de formatura é imprescindível, porque além de ter um maior controle acerca dos passos dados, possibilita um estudo no caso de alguma eventual alteração de calendário.

É preciso saber que no meio do caminho pode haver imprevistos que impossibilitem a realização de uma etapa prevista pela comissão no calendário acordado, como greves, feiras acadêmicas ou qualquer outra ocasião que mude a rotina dos estudantes.

Por conta disso, você deve estar pronto para um calendário que não seja tão ortodoxo ao ponto de não poder mudar nenhuma data. Isto é, nada como a flexibilidade para conseguir abarcar todas as demandas necessárias para a realização dos eventos relacionados à formatura.

Quando devo começar? Quais são os principais fornecedores, e quando devo contratá-los?

O importante é não perder tempo e traçar, junto com os demais integrantes, um esquema de prazos em que todos fiquem de acordo.

Abaixo sugerimos alguns itens para nortear a montagem de um calendário básico para uma formatura de sucesso:

  • Contratação do Cerimonial – Entre o 2° e 3° Período.
  • Contratação de Empresa de Fotografia – Entre o 3° e 4° Período, para que a empresa já cubra as fotos dos eventos durante todo o curso.
  • Contratação do Espaço para Baile/Colação – Entre o 4° e 5° Período, para garantir o melhor custo x benefício, e também poder escolher a melhor data.
  • Contratação de Buffet – Entre o 5° e 6° Período, para garantir a data reservada.
  • Contratação de Banda – Entre o 5° e 6° Período, para garantir a data reservada.
  • Contratação Empresa de Convites – Entre o 5° e 6° Período, prazo médio necessário para produção de convites em torno de 10 à 5 meses.
  • Marcar Sessão Fotos Convite – Entre o 5° e 6° Período, para já deixar disponível as fotos escolhidas para os convites.
  • Eventos de Arrecadação – Durante todo o curso é importante fazer eventos de arrecadação, como festas, festivais, rifas. O ideal é já deixar a quantidade definida, o objetivo financeiro e a forma de arrecadação.

A importância de um calendário para a formatura

Vale ressaltar que não ter um calendário bem definido poderá gerar transtornos extras para a comissão, como dificuldade na contratação de fornecedores, pouco prazo para arrecadação de fundos, e até mesmo não conseguir, em tempo hábil, as datas disponíveis nas localização desejada para os eventos. Um cronograma bem feito, com certeza resultará num processo menos desgastante, mais barato e realmente inesquecível. Um bom planejamento é uma grande responsabilidade, afinal a comissão esta incumbida de realizar não só os seus próprios sonhos, mas de outros formandos também.

Está tudo em tempo no calendário da sua comissão? Adiante a questão dos convites de formatura, fique por dentro de algumas dicas que separamos para você utilizar no seu convite.

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